Tips voor een Efficiënte Administratie

Tips voor een Efficiënte Administratie

799

Het doen van de administratie is iets waar veel mensen steeds weer tegenop zien. Toch hoeft het allemaal niet zo ingewikkeld te zijn. Wanneer je er een goede structuur in aanbrengt is het slechts een kwestie van bijhouden. Zo is het geen vervelend klusje meer. Wij geven je enkele tips voor een efficiënte persoonlijke administratie.

Wat levert een helder overzicht op?

Het bijhouden van de administratie is misschien iets wat je vooral van bedrijven verwacht. Maar ook voor een normaal huishouden is het verstandig om de financiën in de gaten te houden. Want ook bij jou komt er geld binnen en geef je het weer uit. Zonder een duidelijke structuur raak je snel het overzicht kwijt. Je kunt er zelfs door in de problemen raken. Door een duidelijk systeem in je financiën weet je meteen hoe je ervoor staat.

Zoek een goed werkend systeem

Als je de financiën gaat ordenen, is het belangrijk dat je kiest voor één systeem. En dat je je daar vervolgens natuurlijk ook aan houdt. Zorg er altijd voor dat je weet waar dingen blijven. Laat dus geen stapeltjes met ongeopende post op verschillende plekken in je huis liggen. Verwerk alles meteen of leg het op 1 vast plek. Zo houd je ten alle tijden het overzicht. Kies een dag per week of per maand uit waarop je altijd je administratie bijhoudt. Houd jezelf hieraan.

Een systeem van mapjes en tabbladen

De winkels staan niet voor niets vol met handige mappen en tabbladen om papieren bij elkaar te houden en te ordenen. Met behulp van tabbladen kun je mappen indelen op diverse onderwerpen. Zo heb je in één oogopslag zicht op bijvoorbeeld: nog te betalen rekeningen, betaalde rekeningen of afschriften. Maar ook belangrijke papieren die je moet bewaren, horen in deze mappen thuis. Heb je een kleine administratie dan kun je in plaats van mappen ook bakjes gebruiken. Verdeel deze dan in onverwerkt en verwerkt. Sla de verwerkte stapel dan 1 keer per 3 maanden op in je archiefmappen.

Het betalen van facturen

Tegenwoordig ontvang je de rekeningen en facturen steeds vaker via de email. Maar toch doet ook de post nog steeds zijn werk. Rekeningen die nog betaald moeten worden, houd je bij elkaar achter een eigen tabblad. Het is een goed idee om er de datum op te schrijven wanneer het betaalt moet worden. Zo voorkom je dat je rekeningen te laat voldoet. Een goed alternatief is om de facturen zoveel mogelijk direct te betalen. En veruit de meeste rekeningen hebben ook de optie tot automatische incasso. Dan hoef je er helemaal niet meer naar om te kijken.

Gegevens die je moet bewaren

Je persoonlijke administratie bestaat niet alleen uit het loonstrookje of rekeningen die betaald moeten worden. Sommige gegevens moet je gewoon bewaren. Richt daarom een aparte map of tabblad in met belangrijke papieren. Denk aan de jaaropgave maar ook je persoonlijke papieren van de belastingdienst of zelfs contracten. Wanneer je hier een apart vakje voor reserveert, is het makkelijk terug te vinden. Gooi papieren die echt niet meer van belang zijn meteen weg. Zo voorkom je dat de map teveel papierwerk gaat bevatten dat niet meer relevant is. Sla je documenten per jaar op en bewaar tenminste de laatste 5 jaar in huis. Dat is immers tijdspanne waarover de belastingdienst je om documentatie kan vragen.

Het digitale huishoudboekje

Een efficiënte manier om je financiën bij te houden, bestaat niet alleen op papier. Als je er de voorkeur aan geeft, kun je ook op je computer de financiën bijhouden. Het grote voordeel hiervan is dat het weinig plek inneemt en je toch meteen een goed overzicht hebt. Vooral rekeningen die digitaal binnen komen, kun je makkelijk op de computer bewaren. De rest is zonder problemen in te scannen. Door middel van deelmapjes als ‘water’ of ‘telefoon’ bewaar je de rekeningen overzichtelijk. Toch is het een kwestie van persoonlijke voorkeur of je kiest voor een systeem met mappen of dat je liever een overzicht hebt op de computer.

Het belang van het bijhouden

Wanneer je ergens geen zin in hebt en het laat liggen, wordt het alleen maar lastiger er aan te beginnen. Dat geld zeker voor het ordenen van de financiën. Als je het bijhoudt, kost het weinig tijd en weet je meteen waar je aan toe bent. Heb je nog rekeningen te betalen? Kijk gewoon in de juiste map en je weet het. Geen gezoek meer maar je hebt altijd een helder overzicht van je financiën. Dwing jezelf dus deze discipline te handhaven, omdat je weet dat je op den duur het toch moet gaan doen. Als je het bijhoudt is het minder werk dan wanneer je alles laat versloffen.

Financiële rust

Een goede efficiënte persoonlijke administratie geeft rust in je hoofd. Je weet precies hoeveel je hebt en wat je uit kunt geven. Je kunt met een gerust hart een dag leuke dingen gaan doen als je weet dat het financieel gezien wel goed zit. In het vervolg houd je met plezier je geldzaken op orde.